Vedtægt for Valgmandsforsamlingen og Kollegianerrådet

1.0 Definitioner

1.1 I denne vedtægt forstås ved:

  1. ”Alumne”:
    En person, der er indskrevet som studerende ved Aarhus Universitet, og som bor på Kollegierne.
  2. ”Kollegierne”:
    Kollegierne i Universitetsparken i Aarhus
  3. ”Valgmand”:
    En person, der er valgt eller udpeget af og blandt beboerne på en kollegiegang til at repræsenterer alumnerne på Valgmandsforsamlingen.
  4. ”Valgmandsforsamling”:
    Den forsamling, der afholdes med jævne mellemrum med det formål, at varetage alumnernes fælles interesser overfor Kollegierne og som orienteres om Kollegiernes stand, regnskab og budget.
  5. ”Kollegianerråd”:
    Et råd, der repræsenterer alumnernes interesser over for Kollegiernes bestyrelse, samt i perioden mellem Valgmandsforsamlinger i øvrigt varetager alumnernes interesser overfor Kollegierne under hensyntagen til det mandat, Valgmandsforsamlingen har givet.
  6. ”Bestyrelsen”:
    Kollegiernes ledende organ som varetager Kollegiernes daglige drift. Bestyrelsen er udpeget af kollegiernes aktuelle ejere.
  7. ”Kontaktalumne”
    En person udpeget af den enkelte gang, som videreformidler information fra Kollegiernes kontor og Kollegianerrådet til gangen og vice versa.

2.0 Valgmandsforsamlingen – valgmænd, afholdelse, dirigenten og indsigelser

2.1 Én valgmand vælges eller udpeges af alumnerne på hver kollegiegang efter en metode og med et mandat, som kollegiegangen selv fastsætter.

2.2. Valgmandsforsamlingen består af de 36 valgmænd, der er valgt eller udpeget efter reglen i 2.1, og som er forsamlet in plenum til forsamling én gang i marts måned og én gang i tredje uge af september, samt i øvrigt når reglerne for ekstraordinær Valgmandsforsamling finder anvendelse.

2.3. Samtlige alumner har adgang til at give møde og ytre sig på Valgmandsforsamlingen. Alene valgmænd har stemmeret. Dirigentens naturlige kompetence til at begrænse taleretten for både valgmænd og øvrige alumner berøres ikke af denne bestemmelse.

2.4. Der føres referat over forhandlingerne, de vedtagne beslutninger og de foretagne valg, jf. i øvrigt 2.7 og 2.8. Referatet offentliggøres ved opslag på samtlige køkkener og på Kollegiernes hjemmeside. Referatet skal være udsendt til samtlige køkkener senest fire uger efter Valgmandsforsamlingen.

2.5. Indtil en dirigent er valgt ledes Valgmandsforsamlingen af formanden for Kollegianerrådet, som foranstalter valg af dirigent. Dirigenten vælges af forsamlingen med simpelt flertal og må ikke være medlem af Kollegianerrådet, men kan godt være indstillet til posten af dette.

2.6. Dirigenten påser, at det tilstrækkelige antal valgmænd er til stede, for at forsamlingen kan påbegyndes, beslutninger vedtages og valg foretages.

2.7. For at dirigenten kan konstatere at forsamlingen kan påbegyndes, skal der være mindst 18 valgmænd til stede ved forsamlingens start. Konstateres det, at der i forbindelse med en beslutning eller et valg er mindre end 18 valgmænd til stede skal dirigenten afgøre, om Valgmandsforsamlingen kan fortsætte. Beslutter dirigenten at Valgmandsforsamlingen skal fortsætte, skal der i referatet i forbindelse med samtlige beslutninger og valg gøres tydeligt og særskilt opmærksom på, at beslutningen eller valget er truffet af færre end 18 valgmænd.

2.8. Indkommer der på Valgmandsforsamlingen indsigelser mod dens afholdelse, herunder indsigelser vedrørende indkaldelsen, afgør dirigenten i henhold til almindelig foreningsret om indsigelserne er korrekte eller grundløse. Dirigentens beslutning skal træffes før dagsordenens vedtagelse, og beslutningen og begrundelsen herfor indføres i referatet.

3.0. Valgmandsforsamlingen – indkaldelse og dagsorden

3.1. Kollegianerrådet indkalder til Valgmandsforsamling, jf. 2.2, ved opslag af motiveret dagsorden efter følgende plan:

a) Senest seks uger før afholdelsen ophænges en Valgmandsforsamlingsindkaldelse med dagsorden på samtlige køkkener. Alumnerne skal opfordres til pr. brev eller e-mail at indkomme med yderligere forslag til dagsordenen, der skal være Kollegianerrådet i hænde senest to uger og én dag før afholdelsen.
b) Senest to uger før afholdelsen ophænges en ny Valgmandsforsamlingsindkaldelse med dagsorden på samtlige køkkener. Dagsordenen indeholder de under a) indkomne forslag, og alumnerne skal opfordres til pr. brev eller e-mail at indkomme med ændringsforslag hertil, der skal være Kollegianerrådet i hænde senest otte dage før afholdelsen.
c) Senest syv dage før afholdelsen ophænges endnu en ny Valgmandsforsamlingsindkaldelse med dagsorden på samtlige køkkener. Dagsordenen skal indeholde de under a) indkomne forslag og de under b) indkomne ændringsforslag.

3.2. Ekstraordinær Valgmandsforsamling kan afholdes til behandling af et bestemt emne, når Kollegianerrådet mener det er nødvendigt, og skal afholdes, når 3 valgmænd eller 35 alumner fremsætter krav herom overfor rådet med angivelse af dagsorden. Indkaldelse hertil foretages af Kollegianerrådet med mindst to hverdagsdøgns varsel ved opslag på samtlige køkkener. Indkaldelse bør følge proceduren under 3.1.

3.3. Efter dirigent og referent er valgt påser dirigenten, at den 1., 2. og 3. Foreløbige Dagsorden er i overensstemmelse med denne vedtægt. Er dette tilfældet omdøbes 3. Foreløbige Dagsorden til ”Endelig Dagsorden”.

3.4. Såfremt dirigenten efter 3.3. når frem til, at 1., 2. eller 3. indkaldelse ikke er i overensstemmelse med vedtægten skal Valgmandsforsamlingen afsluttes og Kollegianerrådet indkalder til ny Valgmandsforsamling, eventuelt efter reglerne i 3.2.

3.5. Dagsordenen til Valgmandsforsamlingen i marts skal indeholde følgende punkter:
a) Beretning fra Kollegianerrådet om rådets virksomhed og regnskab i det forløbne år
b) Orientering om det af Kollegiernes bestyrelse endnu ikke godkendte reviderede regnskab.
c) Ændringer i husordenen, optagelseskriterier, beboelses- og fraflytningsregler m.v.

Den under a) nævnte beretning tages til efterretning. Vurderer dirigenten, at Valgmandsforsamlingen ønsker at sende beretningen til afstemning, skal den sendes til afstemning. Forkastes beretningen, får dette virkning som et mistillidsvotum, jf. 3.7.

Den under b) nævnte orientering kan alene tages til efterretning, da Valgmandsforsamlingen ikke har lovlig kompetence til at godkende eller forkaste Kollegiernes regnskab.

3.6. Dagsorden til Valgmandsforsamlingen i september skal indeholde følgende punkter:
a) Beretning fra Kollegianerrådet vedrørende Kollegiernes økonomiske situation
b) Fremlæggelse af Kollegiernes budget for det kommende år
c) Valg til ledige pladser i Kollegianerrådet
Beretningen under a) kan alene tages til efterretning, da ansvaret for Kollegiernes økonomiske situation alene påhviler Kollegiernes bestyrelse.
Budgettet under b) skal godkendes eller forkastes af Valgmandsforsamlingen. Forkaster Valgmandsforsamlingen budgettet skal Kollegianerrådets medlemmer i Kollegiernes bestyrelse stemme imod budgettets vedtagelse på det bestyrelsesmøde, hvor budgettet skal behandles.
Som bilag til a) og b) skal et aktuelt drifts- og regnskabsmateriale samt et kommenteret budgetforslag være gangene i hænde senest samtidig med den 3. udsendte dagsorden.

3.7. Er der fremsat mistillidsvotum til Kollegianerrådet skal der indkaldes til ekstraordinær Valgmandsforsamling efter 3.2, men til afholdelse tidligst 2 og senest 4 uger efter, at det pågældende mistillidsvotum blev fremsat. På denne Valgmandsforsamling skal Kollegianerrådet have mulighed for at fremlægge sagen, og der skal gives god mulighed for at stille spørgsmål. Derpå sendes spørgsmålet til afstemning. Er der flertal for mistillidsvotummet fratræder hele rådet samt suppleanter, og et nyt råd vælges med det samme.

4.0. Valgmandsforsamlingen – personvalg

4.1. Ved personvalg kan alumner opstille sig selv eller andre alumner som kandidater. Når dirigenten har sikret sig, at ikke flere personer ønsker at opstille til et valg afskæres yderligere kandidater til posten fra at melde sig. Derefter skal samtlige kandidater have mulighed for at motivere deres kandidatur. Efter at samtlige kandidaturer er motiveret, skal forsamlingen have en kort mulighed for at stille generelle spørgsmål, som de enkelte kandidater skal have mulighed for at besvare.

4.2. Ved personvalg har hver valgmand én stemme.

4.3. Er der alene en kandidat, er denne valgt.

4.4. Er der to kandidater er den, der har opnået mere end halvdelen af stemmerne, valgt. Ved stemmelighed trækkes der lod.

4.5. Er der mere end to kandidater er den, der har opnået mere end halvdelen af stemmerne, valgt. Har ingen modtaget mere end halvdelen af stemmerne, fortsætter kandidaten med flest og kandidaten med næstflest stemmer til en ny valgrunde efter 4.4. Hvis en eller begge af disse pladser er delt mellem flere kandidater, trækkes der lod om pladserne indbyrdes således, at kun to kandidater går videre.

5.0. Valgmandsforsamlingen – afstemninger

5.1. Ved afstemninger har hver valgmand én stemme. Medlemmer af Kollegianerrådet der ikke er valgmænd har ikke stemmeret.

5.2. For at et forslag kan vedtages, skal mere end halvdelen stemme for forslaget, jf. dog 5.3. Ved stemmelighed bortfalder forslaget.

5.3. For at et forslag til ændring af vedtægten kan vedtages, skal mere end 2/3 af de fremmødte stemme for forslaget.

6.0. Valgmandsforsamlingen - urafstemninger

6.1. Valgmandsforsamlingen kan lade ethvert spørgsmål underkaste urafstemning blandt alumnerne, og skal lade et konkret spørgsmål underkaste urafstemning, når 1/3 af valgmændene kræver det.

6.2. Til varetagelse af urafstemning nedsætter Valgmandsforsamlingen et udvalg, der også kan bestå af alumner der ikke er valgmænd, og som har til opgave at tilvejebringe et afstemningstema og forestå urafstemningens tilrettelæggelse og gennemførelse. Divergerende synspunkter bør repræsenteres. Kollegianerrådet yder sekretariatsbistand.

7.0 Valgmandsforsamlingen – kompetencer

7.1. Valgmandsforsamlingen fastsætter:

a) en husorden, omfattende visse normer for kollegial adfærd, såvel som adfærd overfor Kollegiernes personale og ejendom
b) retningslinjer, der skal være opfyldt, for at en alumne kan være værelsesberettiget på Kollegierne
c) retningslinjer for fremleje
d) optagelseskriterier og opsigelsesfrister m.v., under respekt for kollegiebestyrelsens kompetencer.

7.2. Valgmandsforsamlingen skal ved simpelt flertal tilslutte sig en huslejejustering, førend Kollegianerrådet kan medvirke til eller tage initiativ til en sådan.

8.0. Kollegianerrådet – valg af medlemmer, suppleanter samt suppleringsregler

8.1. Valgmandsforsamlingen vælger fire personer fra sin midte, der til sammen udgør Kollegianerrådet. Valget foretages forskudt således, at to personer vælges hvert år, jf. 3.6, med mindre bestemmelsen i 3.7 finder anvendelse.

8.2. Medlemmerne repræsenterer hhv. Kollegium 1-3, Kollegium 4-6, Kollegium 7-9 og Kollegium 1-9 og skal bebo et kollegium indenfor den gruppe af kollegier, som de repræsenterer. På intet tidspunkt må to medlemmer bebo samme gang.

8.3. Valgmandsforsamlingen vælger fra sin midte fire personlige suppleanter for de medlemmer, der er valgt efter 8.1, jf. i øvrigt 8.2. Samtlige fire suppleanter vælges hvert år, jf. 3.6, med mindre bestemmelsen i 3.7 finder anvendelse. Indtræder en suppleant i et medlems sted, besidder suppleanten posten som medlem, med alle de rettigheder og forpligtelser dette medfører, indtil førstkommende Valgmandsforsamling i september.

8.4. Kollegianerrådet er ikke selvsupplerende. Er der på en Valgmandsforsamling ikke tilstrækkeligt med kandidater til medlems- eller suppleantposter er posterne vakante. Er der vakante poster skal dirigenten spørge Valgmandsforsamlingen, om denne modsætter sig, at Kollegianerrådet foretager indsuppleringer.

8.5. Ophører et medlem eller en suppleant med at være valgmand fortsætter de i deres poster perioden ud, uden dog at have stemmeret på en mellemkommende Valgmandsforsamling. Er et medlem eller en suppleant fraflyttet Kollegierne ophører posten.

8.6. Er et medlem ikke blevet genvalgt kan han fortsætte kalenderåret ud som medlem, men uden stemmeret og uden plads i Kollegiernes bestyrelse.

9.0. Kollegianerrådet – når rådet alene består af nye medlemmer

9.1. Er den særlige situation opstået at samtlige fire medlemmer af Kollegianerrådet er nyvalgte besluttes det ved lodtrækning på Valgmandsforsamlingen, hvilke to af de nyvalgte, der er på valg på den førstkommende Valgmandsforsamling i september. Derefter vælger Kollegianerrådet en formand.

9.2. Formanden og forsamlingens dirigent drager derpå til formanden for Kollegiernes bestyrelse og overbringer denne en liste over, hvem der fremover repræsenterer alumnerne i Kollegianerrådet og dermed i Kollegiernes bestyrelse. Listen skal være underskrevet af formanden, dirigenten og referenten. Transportomkostninger dækkes af Kollegianerrådet.

10.0. Kollegianerrådet – konstitution

10.1. Kollegianerrådet konstituterer sig selv med en formand og øvrige poster. Rådet udfærdiger selv en forretningsorden under hensyntagen til at tegningsretten over Kollegianerrådets midler defineres, samt at suppleanter skal have ret til at være tilstede på møderne og der give deres mening til kende.

11.0. Kollegianerrådet – huslejejustering

11.1. Kollegianerrådets medvirken eller initiativ til huslejejustering forudsætter til enhver tid Valgmandsforsamlingens tilslutning, jf. 7.2

12.0 Kontaktalumne

12.1. Kontaktalumnen udpeges af gangen på ubestemt tid, og senest ved dennes udflytning skal en ny udpeges.

12.2. Kontaktalumnen modtager oplysninger via e-mail, og i hastetilfælde pr. telefon.

Vedtaget på VF d. 2/12-82.
Revideret pr. januar 1983
Ændret 8. november 1989: §§ 2 og 4
Ændret 8. november 1994: § 2
Ændret 26. marts 1996: § 11
Ændret 6. marts 2001: §§ 8, 9 og 10
Ændret 9. oktober 2001: §§ 8, 9, 10, 11, 16, 20, 28
Ændret 17. september 2002: § 10
Ændret 2. marts 2004: § 4
Ændret 1.marts 2005: § 16 og 20
Revideret 15. september 2009: Gennemgående omskrivning og omstrukturering.
Ændret 17. marts 2013: Konsekvensrettelser i §§ 1.1.5, 1.1.6 og 7.1.d

Henvendelse om denne sides indhold: 
Revideret 08.06.2016